Cómo escribir un correo electrónico formal PASO a PASO

Escribir un correo electrónico de manera formal, es la mejor manera de crear nuestra carta de presentación. Actualmente es una herramienta que solemos usar de manera puntual, convirtiéndola en una de las mejores armas para el mercado laboral, que cada día está más competitivo. Debemos tener en cuenta la importancia de tener una cuenta de correo electrónico, que se adecúe a nuestras características.

Cómo escribir un correo formal: qué debes tener en cuenta para una buena intercomunicación

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Primero que todo, es fundamental dar a conocer el propósito del mensaje con la relación al receptor, ya que si es un correo para amigos o familia, las reglas cambian y son más flexibles que el escribir un correo formal. Por lo que seguir un protocolo en el ámbito profesional es indispensable.

Aspectos importantes para escribir un correo electrónico formal

Para la redacción de un correo formal, debes seguir una serie de reglas innegociables, teniendo en cuenta dos aspectos primordiales: el diseño del contenido y los aspectos técnicos y formales. En el primer  punto, se debe aplicar en cualquier comunicado de carácter profesional, y el segundo punto, está especificado con lo particular del medio, focalizándose en el ámbito digital.

Reglas básicas del texto y el contenido

Longitud: Es ideal combinar información con precisión, ya que le facilitaremos al lector ahorrar tiempo, sin dejar de afectar la cortesía, y la información que se esté requiriendo.

Formato: Es indispensable usar un formato totalmente razonable que favorezca la lectura del mail, comenzando con el buen uso de párrafos, ya que la estructura del texto, puede ayudarnos a clasificar el contenido, estableciendo contextos.

Abreviaturas: Se deben usar con moderación al momento de enviar correos electrónicos, ya que en primer lugar deben ser descifradas por el lector, y por otro lado, dan la impresión que la persona que envía el correo, no está considerando el receptor como una persona tan importante.

Tono: Es importante no hacer uso de emoticonos en un correo formal, y se recomienda el uso de un tono más concreto y amistoso.

Peculiaridades de un mensaje de correo: dirección, asunto y destinatario

Dirección de correo:Es muy importante que nuestra dirección de correo sea formal en el ámbito laboral, en el ámbito empresarial, lo ideal seria que el correo electrónico sea: nombre@empresa.es, es muy importante colocar tu nombre en la dirección, evitando los pseudónimos.

Asunto: Puedes agregar un título significativo en tu asunto indicando que es de mucha importancia, evitando en lo posible colocar contenido informativo, como, por ejemplo: «duda», «solicitud», «reunión» entre otros.

Prioridad:Podemos establecer el nivel de importancia que tiene nuestro mensaje, por lo que al momento de enviar un correo de mucha importancia, tomemos en cuenta esta función, eso si no la uses en exceso, ya que hay receptores que no les podría agradar, porque si bien ellos son los que priorizan sus mensajes.

Dirección:Existen tres campos para las direcciones, y las encontramos en el encabezado del correo como: A, CC y CCO. A: destinatario del correo, CC: con copia del mensaje original, CCO: receptor oculto.

Archivos adjuntos:Al momento de enviar documentos por medio de correo electrónico, es necesario que tomes en cuenta el tamaño del archivo, para no sobrecargar el correo con otros documentos. Es ideal no enviar más de 5mb por correo, y también el formato del archivo adjunto, ya que porque lo envíes con determinado formato, no quiere decir que el receptor tenga el programa para abrirlo.

Pasos para escribir un correo electrónico formal

1er PASO. Escribe un saludo de entrada y despedida

El saludo es incluido en la mayoría de los correos electrónicos, puedes colocar un saludo sencillo como: «Buenos días Lic. Pedro», «Buenas noches Sr. Pedro«. Cómo ves debes incluir el nombre del receptor luego del saludo.

Ese saludo hará que el receptor del mensaje, se sentirá más interesado por correo, ya que va personalizado, es ideal que termines la frase con un signo de coma (,). Luego, puedes colocar: «¿Cómo estás?», «Espero que te encuentres bien». Es importante que para el siguiente párrafo, escribas el tema concreto, en no más de cinco renglones, con el asunto por el que estas enviando el correo.

La despedida: finalmente, puedes terminar con una frase que concluya con lo que anteriormente se habló, y haciendo marcar lo que quieres que suceda luego de enviar el correo electrónico, ejemplo: «En espera de su respuesta», «Muchas gracias por su atención, esperando una respuesta», «Esperando que considere mi requerimiento».

2do PASO. Datos para que te contacten

Luego de la despedida, es esencial que coloques algo como «Saludos cordiales«, seguido de tu nombre completo, si trabajas en una empresa, es ideal que elabores una firma para darle un toque más formal, y lo mejor de todo, es que la mayoría de los programas de correos, permite la personalización. Donde puedes incluir el nombre y el logo de la empresa, acompañado de tu nombre completo, el cargo que desempeñas, correo electrónico y teléfono.

Si cuentas con otros medios de comunicación, como Hangouts o Skype, puedes agregar tu usuario. De ese modo, la firma se agregara automáticamente al momento de enviar el correo, generando buena presentación, ahorrando tiempo y evitando el olvido de algunos datos.

3er PASO. El cuidado de la ortografía

La ortografía deja una impresión muy grande ante otra persona, habla de ti, sin duda. Por lo que es muy importante no incluir mayúsculas donde no vayan, como por ejemplo, en nuestro nombre o nombres propios, en el de alguna marca o compañía, la acentuación, y todos esos aspectos que hablan de ti como profesional. Es importante escribir de manera correcta las palabras, para que no confundas letras ni coloques palabras donde no van.

Si deseas corregir gran parte de tu ortografía, solo debes instalar alguna extensión de corrector de ortografía, o puedes escribir primero el texto en Word o Google Docs, una vez realizadas las correcciones, lo puedes copiar y pegar. Se debe evitar en lo posible que el correo o parte de el este en mayúsculas, porque le dan un sentido que se está gritando o se está demostrando agresividad. Por lo que es indispensable escribir minúsculas y mayúsculas donde corresponde.

4to PASO. Tener una adecuada redacción

Debes escribir siempre de la manera más formal, dependiendo del grado de confianza que se tenga con una persona, puedes elegir entre hablar de «tú» o «usted». Pero siempre debes usar palabras formales o serias. También es muy importante evitar textos mu largos. Debes sintetizar lo que quieres decir en por lo menos dos o tres párrafos.

5to PASO. Revisión del contenido antes de enviar

Es sumamente importante revisar el correo por última vez, antes de enviarlo. Por si tienes que corregir cosas que no iban o alguna falta de ortografía, enviando de la manera más adecuada y formal nuestros correos.

Ejemplo de correo electrónico formal

Buenos días Lic. Hugo

Espero se encuentre bien. La semana pasada llamé a su oficina para contactarlo, pero no tuve suerte

El motivo de este correo es porque queremos invitarlo a la inauguración de nuestro nuevo Restaurant. Está ubicado en calle 43# 1 Sur- 29. Será a las 8:00 p. m.

Esperamos contar con su presencia. Un fuerte abrazo.

 

Saludos,

Ana Suárez

Cel:(492) 456-64-87

Correo: contacto@empresa.co

Un correo electrónico formal, se caracteriza por tener un mensaje bien cuidado,  esto tiene mucho efecto en el ámbito empresarial, permitiendo que las relaciones tanto comerciales como personales se llevarán a cabo de la manera más efectiva. El saber cómo escribir un correo electrónico de manera formal, es el primer paso que debemos tomar, sobre todo en el ámbito empresarial, ya que por ejemplo, una buena ortográfica, habla muy bien de nosotros.

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