¿Cómo mandar un correo electrónico por primera vez?

Enviar un correo electrónico a alguien por primera vez en el trabajo

Enviar un correo electrónico tiene una sensación monumental que no siempre se consigue con otras formas de comunicación. Y si no eres hablante nativo de inglés, esa tarea puede parecer aún más desalentadora.

Este artículo le proporcionará algunos consejos útiles para ayudarle a mejorar la calidad general de sus correos electrónicos, independientemente de su perspectiva. Una vez que hayas aplicado estas sencillas estrategias a tu escritura, deberías ser capaz de enviar correos electrónicos con confianza a cualquier persona y deshacerte de esa ansiedad posterior al envío.

Incluso si envías correos electrónicos internamente en tu empresa, vale la pena escribir una buena línea de asunto para que tu destinatario tenga una idea de lo que puede esperar. Como cualquier persona ocupada, tus compañeros de equipo reciben una tonelada de correos electrónicos cada día, y sin duda apreciarán el esfuerzo extra de una línea de asunto descriptiva.

No hay necesidad de recurrir a trucos o títulos clickbait sólo para inducir una apertura. Hacen que los destinatarios se sientan engañados y engañadores, según una encuesta de Litmus de 2024. Perderás la confianza y puede que acabes en su correo basura como resultado.

Cómo escribir a alguien por primera vez

Este folleto pretende ayudar a los estudiantes, profesores y profesionales de la Universidad a aprender a utilizar el correo electrónico de forma más eficaz. Puede ayudarle a determinar si el correo electrónico es el mejor modo de comunicación en una situación particular y a escribir mensajes que transmitan con éxito su significado a su audiencia.

Aunque el correo electrónico es una herramienta valiosa, crea algunos retos para los escritores. Es fácil que se produzcan errores de comunicación cuando las personas tienen expectativas diferentes sobre los mensajes que envían y reciben. El correo electrónico se utiliza para muchos propósitos diferentes, como ponerse en contacto con amigos, comunicarse con profesores y supervisores, pedir información y solicitar trabajos, prácticas y becas. Dependiendo de los propósitos, los mensajes que envíes diferirán en su formalidad, en la audiencia a la que van dirigidos y en los resultados deseados.

Entonces, ¿cómo saber cuándo el envío de un correo electrónico es la forma más eficaz de lograr sus objetivos de comunicación? ¿Cuándo está bien un mensaje breve y cuándo es más apropiado enviar un correo electrónico más largo y de aspecto más profesional? ¿Cómo decidir qué estilo de redacción es el adecuado para cada tarea? Sigue leyendo para conocer las respuestas a estas preguntas.

Cómo presentarse en una carta

Cuando respondes a un mensaje, los archivos adjuntos no se incluyen porque estarías enviando exactamente el mismo archivo adjunto a la persona que te lo envió. No hay forma de cambiar este comportamiento. Una vez que haces clic en Responder o Responder a todos, puedes adjuntar una nueva versión del archivo original o cualquier otro archivo que quieras incluir. Si necesitas enviar un mensaje con sus archivos adjuntos a otras personas, utiliza la opción Reenviar.

Antes de hacer clic en Responder a todos, considera si todo el mundo necesita ver tu respuesta, especialmente si el mensaje se envió a muchas personas o listas de distribución. A menudo es mejor hacer clic en Responder y luego añadir sólo a las personas que realmente quieres incluir. O, si decides hacer clic en Responder a todos, elimina a las personas que no necesitan ver tu mensaje.

Si quieres reenviar dos o más mensajes a los mismos destinatarios como un solo mensaje, selecciona los mensajes que quieres incluir en la lista de mensajes. Haz clic en el primer mensaje y, a continuación, mantén pulsada la tecla Ctrl mientras seleccionas los mensajes adicionales. Una vez que hayas seleccionado todos los mensajes que quieres reenviar, haz clic en Reenviar en la cinta principal de Outlook para crear un nuevo mensaje con los demás mensajes incluidos como adjuntos.

Cómo escribir y enviar un correo electrónico

Alison Doyle es una de las principales expertas en carreras profesionales del país y ha asesorado tanto a estudiantes como a empresas sobre prácticas de contratación. Ha concedido cientos de entrevistas sobre el tema para medios como The New York Times, BBC News y LinkedIn. Alison fundó CareerToolBelt.com y ha sido una experta en este campo durante más de 20 años.

Cuando envíes un mensaje de correo electrónico para presentarte, es importante que transmitas tu profesionalidad, atraigas al lector y expongas claramente el motivo por el que escribes.  La mayoría de la gente está inundada de correos electrónicos y puede ser reacia a abrir, y mucho menos a leer, un correo electrónico de alguien que no conoce.

Revisa estos consejos para conseguir que tus mensajes de correo electrónico se abran, se lean y se respondan, con ejemplos de las mejores líneas de asunto de correo electrónico que puedes utilizar para conseguir que tu mensaje sea notado, así como presentaciones de correo electrónico formales e informales.

Escriba una línea de asunto que anime a abrir el mensaje.  ¿Cuántos correos electrónicos se tiran a la basura sin abrirlos? Preste atención a lo que incluye en la línea de asunto, para que el suyo tenga posibilidades de ser abierto. Sé específico y haz que el lector sepa por qué le escribes. Mantenga su línea de asunto corta para que el destinatario pueda ver, de un vistazo, de qué trata el mensaje.

Santiago Paez