¿Cómo compartir mi correo Outlook con otro usuario?

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Si quieres dar permiso a una persona para que acceda a una carpeta de tu cuenta de Office 365 implica dar permiso en dos lugares. En primer lugar, tienes que dar a la persona permiso para acceder al Buzón de tu cuenta de correo electrónico de Office 365 (por ejemplo, Buzón – Doe, Jane) y luego tienes que dar a la persona permiso para acceder a cada Carpeta/Subcarpeta que quieras compartir. El proceso para compartir su Buzón y sus carpetas individuales es el mismo.

Para abrir la(s) carpeta(s) de otra persona, debe asegurarse de que se le ha dado permiso a su cuenta de buzón y a las carpetas/subcarpetas de esa cuenta de buzón a las que desea acceder (por ejemplo, consulte los pasos 1-7 anteriores). A continuación, proceda con el paso 1 que se indica a continuación.

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En Microsoft Outlook para Windows, si tiene un buzón de Exchange, puede permitir que otro usuario de su organización de Exchange envíe mensajes de correo electrónico en su nombre. Para ello, debe añadir a ese usuario como delegado a su buzón. Puede dar a un delegado diferentes permisos para diferentes carpetas, lo que le permite controlar el acceso a los elementos de su buzón de Exchange.

Debe hacer que otro usuario sea delegado sólo si quiere que ese usuario pueda enviar correo electrónico en su nombre. Si sólo desea permitir que un usuario vea el contenido de una carpeta sin poder responder en su nombre, no haga que ese usuario sea un delegado. En su lugar, utilice los permisos de carpeta para conceder acceso a la carpeta; consulte Compartir el calendario o las carpetas de Windows Outlook.

Los usuarios que seleccionaste tendrán ahora los privilegios que les concediste, pero tendrán que configurar Outlook para acceder a tus carpetas; remítelos a Ver las carpetas del calendario o del buzón de Exchange de otra persona en Outlook para Windows.

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Compartir carpetas es preferible al reenvío porque 1) no cambia los metadatos (fecha, remitente, destinatarios, etc.) del correo electrónico, y 2) no aumenta el uso de tu cuenta. Su oficina podría encontrar útiles las carpetas compartidas en cualquiera de las siguientes circunstancias:

Si la(s) carpeta(s) que desea compartir no son carpetas de nivel superior (es decir, son a su vez subcarpetas), y no tiene la intención de conceder al Usuario2 acceso al contenido de estas carpetas principales, debe conceder de todos modos al Usuario2 permisos limitados para ver que está compartiendo una(s) subcarpeta(s).

Hasta ahora, sólo hemos hecho visibles para el usuario 2 los nombres de su correo electrónico y de las carpetas principales. Este paso le dará al Usuario2 acceso para ver y añadir/borrar correos electrónicos de la(s) carpeta(s) especificada(s) que desea compartir.  (Estas instrucciones son similares a las de los pasos 1 y 2, pero difieren mucho hacia el final).

Como práctica recomendada, recomendamos encarecidamente que redacte un correo electrónico para el Usuario2 (y que se lo envíe a usted mismo) en el que describa las carpetas y los permisos que les ha concedido, junto con un enlace a las instrucciones de la siguiente sección de esta página web. Una vez que hayas enviado ese correo electrónico, guarda una copia para ti, de modo que puedas consultarlo más adelante como recordatorio de las carpetas que has compartido y con quién.

Acceso delegado de Outlook

El uso compartido de carpetas permite a otras personas acceder a una o varias carpetas. Sin embargo, no incluye permisos para que actúen en tu nombre. Por ejemplo, una persona que puede acceder a tus carpetas no puede responder a los mensajes de correo electrónico ni a las convocatorias de reuniones en tu nombre.

Utilizando el Acceso Delegado, puedes dar permiso a alguien para que actúe en tu nombre. Por ejemplo, puedes tener un asistente que quieras que cree y responda a las convocatorias de reunión por ti. Algunos asistentes también pueden supervisar la bandeja de entrada de un gestor y enviar correos electrónicos en su nombre.

Si trabaja con frecuencia con las carpetas de Exchange de otra persona, probablemente querrá añadir el buzón de Exchange de la otra persona a su perfil de Outlook. Al hacerlo, se abrirá automáticamente el buzón de la otra persona cada vez que abra Outlook. El otro buzón aparece en el panel de carpetas debajo de las carpetas de su buzón de Exchange.

Como alternativa, el administrador puede conceder permisos a su carpeta Elementos enviados al delegado. El delegado puede entonces mover o copiar los elementos de su propia carpeta Elementos enviados a la carpeta Elementos enviados del administrador.

Santiago Paez