¿Cómo ver la disponibilidad de una persona en Outlook?

Asistente de programación outlook

Una de las principales dificultades a la hora de programar una reunión es encontrar una hora que funcione para todas las personas que deben asistir a ella. Programar reuniones a través de Outlook es mucho más sencillo que otros métodos de programación de reuniones, sobre todo cuando hay que acomodar los horarios de varias personas. Outlook muestra los calendarios individuales y colectivos de las personas de su propia organización y de las personas ajenas a ella que han publicado sus calendarios en Internet. Puede revisar los horarios de los asistentes para localizar una hora en la que todos estén disponibles, o hacer que Outlook encuentre una hora conveniente para usted.

Puede enviar una invitación de reunión de Outlook (denominada convocatoria de reunión) a cualquier persona que tenga una cuenta de correo electrónico, incluso a una persona que no utilice Outlook. Puede enviar una convocatoria de reunión desde cualquier tipo de cuenta de correo electrónico (como una cuenta de Exchange o una cuenta de correo electrónico de Internet).

La ventana de la reunión tiene dos páginas: la página Cita y la página Asistente para la programación. La página de la cita es visible por defecto. Puede introducir toda la información necesaria directamente en la página Cita, o utilizar las funciones adicionales disponibles en la página Asistente de programación para encontrar la mejor hora para la reunión.

Envío de disponibilidad en Outlook

Envía mensajes en el momento perfecto, recibe un recordatorio si tu correo electrónico no recibe respuesta y añade un asistente de calendario inteligente que te permite programar reuniones y compartir tu disponibilidad en tiempo real, ¡todo ello sin salir de tu correo electrónico!

Añade un asistente que utiliza la inteligencia artificial para ayudarte a escribir correos electrónicos mejores y más procesables en tiempo real. Basado en datos de millones de mensajes, Respondable hace que cada correo electrónico que envíes sea más efectivo:

Haz clic en las horas en las que te gustaría reunirte dentro de una vista de tu agenda, y luego envíala como una cuadrícula de calendario visual siempre actualizada incrustada en un correo electrónico. Los destinatarios pueden confirmar la reunión con sólo hacer clic en la hora que les convenga, y las invitaciones del calendario se enviarán automáticamente a todos los asistentes.

Un correo electrónico bien programado tiene un 30% más de probabilidades de ser leído que uno mal programado. La función “Enviar más tarde” de Boomerang te permite escribir un mensaje ahora y hacer que se entregue cuando sea mejor, sin necesidad de tener el ordenador encendido.

La función de mensajes recurrentes pone el envío de correos electrónicos repetitivos en piloto automático. Envía un correo electrónico de control del tiempo cada viernes, un recordatorio para actualizar Salesforce al final de cada trimestre, y recuérdate a ti mismo que tienes que comprobar con un posible cliente el primer día de cada mes.

Outlook ve el calendario de otros

Cuando consultas los calendarios de otras personas, la información que ves refleja cómo han configurado su estado de libre/ocupado para cada evento del calendario. Si alguien tiene una reunión en su calendario configurada como “Libre”, no verá esa reunión en la ventana del calendario.

Sugerencia: Al consultar la agenda de otra persona, la información que se ve refleja cómo ha establecido su estado de libre/ocupado para cada evento. Si alguien ha marcado el estado de una reunión como “Libre”, no verá esa reunión en su calendario.

Outlook muestra el calendario en la bandeja de entrada

Parece que estás usando Internet Explorer 11 o anterior. Este sitio web funciona mejor con navegadores modernos como las últimas versiones de Chrome, Firefox, Safari y Edge. Si continúas con este navegador, es posible que veas resultados inesperados.

Si quieres que las ventanas del calendario y del buzón se muestren una al lado de la otra cada vez que inicies el Outlook, tendrás que guardar la configuración. Para ello, ve a Archivo y elige Salir para salir de Outlook en lugar de hacer clic en el botón Cerrar (“X”). De este modo, se guardará tu configuración. La próxima vez que abras Outlook, las ventanas del calendario y del correo se abrirán una al lado de la otra.

Santiago Paez